معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی در یک نگاه

معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی در یک نگاه:

معاونت آموزشی  و تحصیلات تکمیلی واحد رسالت نظارت بر انجام صحیح فرآیند پذیرش،آموزش و تکمیل دوره تحصیلی دانشجویان را به عهده دارد وبدین جهت از یک طرف با دانشجویان شاغل به تحصیل و فعال و از طرف دیگر با اعضای هیات علمی و اساتید حق التدریس تعامل دارد.به این منظور در ساختار سازمانی این معاونت اداره کل آموزش و تحصیلات تکمیلی که شامل ادارات آموزش و تحصیلات تکمیلی و امتحانات و برنامه ریزی آموزشی می باشد،شکل دهی شده است.همچنین دفتر استخدام و تامین هیات علمی نیز در چارت سازمانی این معاونت تعریف شده است.کلیه امور مربوط به دانشجویان فعال و شاغل به تحصیل در اداره کل آموزش انجام می گیرد.از سال 1385 با اجرای موفقیت آمیز طرح تمرکز زدایی آموزش و استقلال دادن به دانشکده ها از مراجعه حضوری دانشجویان به حوزه معاونت آموزش کاسته شد و با ارسال پرونده و سوابق تحصیلی دانشجویان به دانشکده های مربوطه کلیه امور آموزشی دانشجویان در محل دانشکده آنان انجام می گیرد و جز در موارد محدود دانشجویان نیازی به مراجعه به حوزه معاونت آموزش ندارند.ضمنا از سال 1389 پس از اخذ مجوز ،تعدادی از اختیارات شورای آموزشی واحد به شورای آموزشی دانشکده ها تفویض اختیار شد.طی چند سال اخیر فرصت خوبی برای بازنگری امور جاری آموزش واحد و سروسامان دادن گردش کارها به وجود آمده است و پرسنل شاغل در امور آموزش کل واحد اعم از ستاد و دانشکده ها با آشنایی هرچه بیشتر آیین نامه ها و بخشنامه ها درجهت راهنمایی و انجام کارهای دانشجویان تلاش می کنند. درحال حاضر جناب آقای دکتر علیرضا شقایق، معاون آموزشی و تحصیلات تکمیلی و جناب آقای محمد بشیری آذر، مدیرکل آموزش و تحصیلات تکمیلی   می باشند. در دانشکده های تابعه واحد،مدیران گروههای آموزشی ، رئیس اداره آموزش ،مسئول امتحانات و کارشناسان آموزش عهده دار خدمت رسانی آموزشی به دانشجویان هستند.

اهم فعالیتهای حوزه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی:

تنظیم دستورالعمل آموزشی و تقویم دانشگاهی و تهیه فرمهای ثبت نام ،کنترل و نظارت فرآیند پذیرش دانشجویان جدیدالورود،انتخاب واحد دانشجویان فعال،بررسی کارنامه تحصیلی، حذف واحدهای مازاد،رعایت پیش نیاز و همنیازی دروس،حذف مشروطی،اعمال ماده 55 آیین نامه آموزشی ،تکمیل پرونده تحصیلی دانشجویان با انجام استعلامات لازم و اخذ تائیدیه تحصیلی مقاطع تحصیلی قبلی ،معادلسازی دروس ،انجام مراحل تسویه حساب و کارنامه فارغ التحصیلی دانشجویان ،برگزاری دقیق فرآیند امتحانات و اخذ و ثبت نمرات،بررسی تجدیدنظر و تغییر نمرات بر اساس درخواست واعتراض دانشجویان از طریق شورا ،تهیه کارنامه فارغ التحصیلی با تایید نمرات،بررسی وضعیت دانشجویان اخراجی و دانشجویانی که سنوات تحصیلیشان به پایان رسیده و ... در کمیسیون مواردخاص واحد،بررسی مواردی که در شورای آموزشی مطرح می گردد،مکاتبه با سازمان مرکزی ، مرکز سنجش و پذیرش دانشگاه و سایر واحدهای دانشگاهی و ارگانها و سایر حوزه ها و ...،انجام امور دانشجویان انصرافی،انتقالی،میهمان از واحدهای دیگرو یا به واحدهای دیگر ،برگزاری آزمون های سراسری و دانشگاه آزاد اسلامی و..جمع آوری و تنظیم آمار و اطلاعات و ظرفیتهای درخواستی از سازمان مرکزی،مرکز سنجش و پذیرش دانشگاه و سایر ارگانها و سایر حوزه ها از اهم فعالیتهایاین حوزه می باشد. این واحد با مجهز بودن به برنامه نرم افزاری مکانیزاسیون خود به صورت سیستمی کلیه امور فوق را کنترل می نماید.هر ترم لیست کلاسهای ارائه شده توسط گروههای آموزشی شامل نوع درس، نام استاد ، ظرفیت کلاس ،مرکز تشکیل کلاس و روز تشکیل کلاس که توسط مدیران گروههای آموزشی تهیه شده قبل از انجام فرآیند ثبت نام در سامانه واحد قرار داده شده و دانشجویان می توانند با اطلاع قبلی نسبت به انتخاب واحد اقدام نمایند. دفتر استخدام و تامین هیات علمی عهده دار انجام امور اداری و رفاهی اعضا هیات علمی و مدرسین حق التدریس واحد هستند.صدور احکام حقوقی و قراردادهای حق التدریس،بررسی امتیازات و تعیین نرخ حق التدریس ،تکمیل پرونده و انجام استعلامات لازم ،ارتقا سطح علمی اساتید،تلاش برای جذب اعضا هیات علمی جدید و اصلاح هرم هیات علمی واحد ،نظارت بر عملکرد نحوه تدریس و انجام به موقع وظایف محوله به اعضا هیات علمی و مدعوین و ارزیابی نحوه تدریس آنان از اهم وظایف این دفتر می باشد.در حال حاضر جناب آقای دکتر مجید زهره بندیان ،مدیر دفتر استخدام و تامین هیات علمی می باشند .

اهم فعالیتهای اداره برنامه ریزی آموزشی:

  • برنامه ریزی به موقع و تمهیدات قبل از شروع ترم و تاکید بر اجرای بخشنامه های سازمان مرکزی.
  • تهیه دستورالعملهای متعدد و تعیین برنامه اعلام ساعت کار روسا ، معاونین و مدیران گروههای آموزشی دانشکده ها.
  • رسیدگی به حضور و غیاب استادان و نظارت به تشکیل کلاسهای جبرانی.
  • کنترل سقف تدریس اعضاء هیات علمی و حضور فیزیکی مدیران گروههای آموزشی.
  • اختصاص کد شناسایی برای هر استاد و صدرو ابلاغ تدریس استادان.
  • اعلام و تعیین ظرفیت کلاسهای تئوری و عملی آزمایشگاهی و نظارت بر تشکیل منظم کلاسها.
  • تاکید و نظارت بر اجرای تشکیل کلاس در 16 هفته
  • تقسیم فضاهای آموزشی و کلاسهای درس بر اساس نیاز دانشکده ها.
  • نظارت کامل برای انتخاب مدیر گروهها.
  • جلوگیری از ادغام بی مورد کلاسها و عدم جابجایی آنها.
  • تاکید بر تدریس استادان بر اساس تجربه و تخصص.
  • توجه به رعایت سرفصل دروس در کلاسها و جلوگیری از ارائه دروسی که مصوب نیستند.
  • همکاری در تدوین برنامه کامپیوتری دفتر برنامه ریزی آموزشی.
  • ایجاد هماهنگی در فعالیتهای آموزشی و تهیه و تنظیم ضوابط و استاندارهای مختلف در زمینه دروس و ارزشیابی آنها.
  • بررسی شکایات مرتبط با مسائل آموزشی دانشکده ها.
  • مکاتبه با دانشکده مربوطه
  • بررسی سوابق موجود
  • تهیه پاسخ برای مراجع زیربط
    • تهیه شاخصهای آموزشی
    • تهیه شاخصهای هیات علمی
    • تهیه شاخصهای دانشجویی
    • شاخصهای حق التدریس
    • شاخصهای ارزشیابی
  • برنامه ریزی و گسترش دوره های تحصیلات تکمیلی در دانشگاه و ایجاد رشته های جدید
  • نظارت بر حضور کلیه روسا ، معاونین و مدیران گروههای آموزشی در ایام ثبت نام

شورای آموزشی و تحصیلات تکمیلی و برنامه ریزی آموزشی و ترکیب اعضاء شورا:

شورای آموزشی و تحصیلات تکمیلی و برنامه ریزی آموزشی دانشگاه و نیز شورای آموزشی دانشکده ها به منظور تهیه ، تدوین ، بررسی و تصویب برنامه های آموزشی و کمک به امور اجرایی و فراهم آوردن امکانات مناسب در زمینه گسترش دوره های تخصصی تشکیل می شود. وظایف و اختیارات این شورا از طریق سازمان مرکزی و آیین نامه های آموزشی تعریف شده و در جهت رفع مشکل آموزشی دانشجویان اتخاذ تصمیم می نماید.

اعضاء این شورا،رئیس دبیرخانه هیات امنای استان البرز، معاون آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه ، مدیرکل آموزش و تحصیلات تکمیلی ،مدیر دفتر استخدام و تامین هیات علمی و رؤسای دانشکده ها می باشند.

کمیسیون موارد خاص آموزشی و ترکیب اعضا:

موارد خاص آموزشی به وضعیت دانشجویانی گفته می شود که جریان تحصیل آنان به خاطر عللی با مشکل مواجه گردیده و حل آن با مقررات و آیین نامه های آموزشی موجود ممکن نیست و رسیدگی به مشکلات تحصیلی آنها و ارائه راه حل منطقی به بررسی بیشتر و قضاوت دقیق تر و همه جانبه نیاز داشته باشد.

اعضاء کمیسیون موارد خاص آموزشی استان:

  • نماینده تام الاختیار رئیس دانشگاه در هیات امنای استان به عنوان رئیس کمیسیون
  • دبیر هیات امنای استان به عنوان نائب رئیس کمیسیون
  • معاون آموزشی بزرگترین واحد دانشگاهی مرکز استان به عنوان دبیر کمیسیون
  • سه نفر از روسا یا معاونین آموزشی فعلی دیگر واحدهای دانشگاهی استان به پیشنهاد رئیس کمیسیون

اعضا کمیسیون موارد خاص آموزشی واحدهای جامع:

  • رئیس واحد به عنوان رئیس کمیسیون
  • معاون آموزشی واحد به عنوان دبیر کمیسیون
  • معاون دانشجویی و فرهنگی واحد به عنوان عضو کمیسیون
  • دو نفر از اعضای هیات علمی به پیشنهاد رئیس کمیسیون

دفتر سنجش و نظارت:

  • سنجش و نظارت واحد بنا به دستور ریاست واحد در آذر ماه سال 1381 با اهداف ذیل فعالیت خود را آغاز نمود:
  • پیگیری اموری که از حوزه ریاست و معاونت آموزشی به دانشکده ها و مراکز آموزشی محول شده.

  • رسیدگی به مکاتبات مرتبط با مسایل آموزشی.

  • بازدید از دانشکده ها به منظور آشنایی با نحوه کار و فعالیت پرسنل دانشکده ها.

  • نظارت بر تشکیل به موقع کلاسها در اوایل هر ترم.

  • نظارت بر نحوه تشکیل کلاسهای کارگاهی و آزمایشگاهی

  • نظارت بر عملکرد بایگانی های دانشجویی و هیات علمی ، مطابق با الگوی یکسان سازی پرونده ها.

  • نظارت بر مراحل ثبت نامهای اول هرترم و ثبت نام ورودیهای جدید.

  • نظارت و کنترل مستقیم بر امر برگزاری امتحانات پایان ترم.

  • بررسی شکایات ، پیشنهادات و انتقادات دانشجویان.

  • بازدید و نظارت بر سالنهای غذاخوری ، بوفه ها ، نحوه برخورد متولیان امر با دانشجویان.

  • نظارت بر نحوه ثبت نمرات پایان ترم دانشجویان در رایانه و بررسی اوراق امتحانی حسب مورد.

  • بازدید از کلاسها و اتاق استادان وگزارش کمبودهای مشاهده شده.

  • آشنایی با مشکلات انجمن های علمی دانشکده ها و اعلام موانع و فعالیتهای آنان به ریاست واحد و مسئولین ذیربط